Экономия на телефонии при организации виртуальной АТС

  • Администрирование, техобслуживание
  • Услуга «подменный сервер»
  • Сертифицированные специалисты

Мы отправим презентацию на ваш адрес электронной почты

Организация надёжной телефонной связи внутри компании – это одна из важнейших задач по обеспечению свободной коммуникации между Вашими сотрудниками. От её решения напрямую зависит эффективность работы Вашей фирмы, поэтому система телефонии должна быть стабильной и надёжной. К сожалению, традиционная телефонная связь достаточно затратна и, при этом, не слишком удобна: подключение нового рабочего места (а тем более, целого филиала) потребует дополнительных действий, коммуникации нужно поддерживать в работоспособном состоянии, кроме того, Вы привязаны к месту – при переезде всё придётся начинать сначала.

Современные технологии предлагают выгодную альтернативу: виртуальные АТС, позволяющие заменить привычные офисные мини-АТС. Такое решение даёт возможность снизить издержки, не потеряв при этом в функционале и гибкости системы.

Что такое виртуальная АТС (ВАТС)

ВАТС – это услуга, которая предоставляется провайдерами IP-телефонии. Всё оборудование физически размещено у провайдера, который берёт на себя все заботы по его настройке и обслуживанию. Вы получаете доступ к АТС через обычный веб-браузер.  Такое решение обладает следующими преимуществами:

  • Простота и экономичность монтажа. Всё, что Вам нужно – это заключить договор с поставщиком услуг и приобрести IP-телефоны. Сервера, провода, шлюзы и прочее оборудование покупать не нужно, а, между тем, это очень серьёзная статья расходов при обустройстве традиционной АТС;
  • Высокая гибкость. Если Вы переезжаете или открываете новый офис, Вам не нужно будет делать ничего. В случае с традиционной АТС придётся перевозить всё оборудование, прокладывать коммуникации, искать нового поставщика услуг связи;
  • Стабильность. Виртуальная АТС не зависит от наличия электричества или интернет-соединения в Вашем офисе. Всё оборудование находится на территории провайдера, к нему подведены резервные каналы связи и питания. Таким образом, даже если в Вашем офисе есть какие-то проблемы, компания продолжит работу – входящие вызовы просто будут поступать на мобильные телефоны сотрудников;
  • Удобство. Во всех офисах у Вас будет единый номерной план. К тому же, Вы можете использовать один внешний городской номер для всех офисов – в сочетании с автосекретарём, этого будет достаточно;
  • Экономия. Звонки по коротким номерам считаются внутренними и происходят бесплатно, даже если офисы разнесены территориально.

При этом у системы есть и свои минусы, главным из которых является уязвимость компании для действий злоумышленников и для самого провайдера, предоставляющего услугу. Дело в том, что Ваши данные будут находиться у поставщика услуги, а значит, Вы в какой-то степени попадаете в зависимость от него.

К тому же, большинство провайдеров предлагает виртуальные АТС, которые не рассчитаны на серьёзные нагрузки. При расширении компании Вы рискуете столкнуться с проблемами в работе ВАТС.

К счастью, и с этими недостатками можно справиться. Решением станет частная виртуальная АТС.

Преимущества частной виртуальной АТС

Частная ВАТС – это программный комплекс, который размещается в облаке. С учётом того, что использование облачных технологий позволяет серьёзно снизить затраты на создание и обслуживание IT-инфраструктуры в целом (файловое хранилище, почта – всё это удобнее размещать на облачных ресурсах), такое решение сегодня является оптимальным.

Вы получаете все преимущества ВАТС, но, при этом, не зависите от поставщика услуг (и не платите ему за услуги – расходы по аренде и обслуживанию оборудования входят в общие расходы на содержание облака). Таким образом:

  • Вы в полной мере контролируете свой сервер телефонии и размещённые на нём данные, а значит, можете быть уверены в конфиденциальности важных для фирмы сведений;
  • Вы можете реализовывать схемы любой сложности: к примеру, одна ВАТС может объединять несколько филиалов компании и сотрудников, которые работают удалённо;
  • Вы легко смените оператора связи, если это станет необходимо (в случае с аутсорсером, это бывает сложно – таким компаниям выгодно сотрудничать с одним оператором).

При необходимости Вы легко можете перенести сервер с виртуальной АТС на свою территорию (если Вы уверены в том, что имеете возможность обеспечить его стабильную и беспрерывную работу).

В долгосрочной перспективе, использование виртуальной АТС позволяет экономить до 40-50% затрат на телефонию. Такие показатели достигаются за счёт снижения затрат на оборудование, простоты подключения новых филиалов и рабочих мест, минимальной потребности в обслуживании и возможности свободно выбирать оператора связи.

  • Совместное использование нужных для работы файлов несколькими сотрудниками;
  • Централизованное хранение всех файлов, относящихся к работе компании и, соответственно, облегчение контроля над ними;
  • Обеспечение информационной безопасности фирмы – все документы, содержащие конфиденциальные сведения, хранятся на защищённом файловом сервере, а не на пользовательских станциях, откуда их сравнительно легко можно украсть.
  • Таким образом, после установки файлового сервера Вы получаете следующие преимущества:

    • Рост продуктивности сотрудников. Теперь работники компании смогут быстро получить доступ к нужным документам, не тратя время на их поиск и согласование;
    • Гарантированную целостность и достоверность информации. Все сотрудники фирмы пользуются одними и теми же файлами, документами и материалами;
    • Чёткую систематизацию файловой системы. В отсутствие файлового сервера на персональных компьютерах сотрудников неизбежно появляются дубликаты документов, которые, впоследствии, могут отличаться друг от друга (пример: два сотрудника одновременно внесли разные правки в один договор, и отправили его на согласование). Файловое хранилище такую проблему решает;
    • Возможность работать дистанционно. При необходимости, Вы всегда сможете получить доступ к интересующим Вас файлам из любой точки мира, с компьютера или мобильного устройства;
    • Чёткое разграничение доступа к файлам. Вы можете настроить индивидуальные разрешения для каждого сотрудника, тем самым обезопасив конфиденциальную информацию.

    Кроме того, файловый сервер существенно облегчает резервное копирование данных.

    Зачем нужно резервное копирование?

    Представьте, что важные документы, необходимые для проведения крупной сделки, безвозвратно пропали вместе с вышедшим из строя компьютером юриста. Или что масштабный проект, по которому уже подходят сроки сдачи, случайно уничтожен сбоем на компьютере дизайнера. Или что обиженный чем-то менеджер стёр результаты многомесячной работы. Потеря данных – это всегда неприятно, а иногда и вовсе близко к катастрофе. Резервное архивирование важной информации – это создание копий важных файлов, которые будут храниться на отдельном носителе.

    Фактически, аккуратное и регулярное резервное копирование – это гарантия того, что у Вас не пропадут действительно важные файлы. В сочетании с использованием файлового сервера, это очень простая и эффективная процедура: через определённый период времени (допустим, раз в три дня) системный администратор целиком копирует содержимое хранилища на внешний жесткий диск, который хранится отдельно. При любых сбоях и проблемах с сервером, Вы легко и быстро сможете восстановить нужную информацию.

    Связка файловый сервер + регулярное резервное копирование – это гарантия того, что Вашим сотрудникам будет удобно работать, а Вы будете спокойны за важные для компании данные.

    Наши преимущества
    • Дифференцирование работ
      В большинстве случаев, во внутренней IT-службе организации за все задачи отвечает небольшое количество сотрудников, а иногда и вообще один. Найти такого системного администратора, способного разбираться во всех IT-сервисах, практически не представляется возможным. Заключив кон...
    • Гарантированный уровень сервиса
      Помимо этого, услуга IT-аутсорсинга целиком защитит от рисков, вызванных непостоянством кадрового состава вашей организации. Штат аутсорсинговой компании всегда широк, компания готова в любое время подменить отсутствующего специалиста. Вы сразу получите: соглашение об уровне с...
    • Прозрачность сервиса
      Безусловно, это удобно — иметь в штате собственного системного администратора. Но действительно ли вы всегда в курсе его дел и того, как он справляется с указаниями? Знаете ли, как плотно он загружен работой прикладывает ли все свои силы, чтобы выполнить поручения в минимальны...
    • Отработанная методология
      Компании, занимающиеся предоставлением услуг IT-аутсорсинга, обслуживают не одну сотню заказчиков, поэтому обладают обширной базой знаний и четко отточенной схемой действий по разрешению типовых задач. Этот опыт не под силу набрать ни одному внутреннему IT-отделу, результатом ...
    • Масштабируемость сервиса
      Развитие бизнеса не всегда поддается линейным законам. Как и в любой другой деятельности, в нем бывают периоды всплесков и спада активности. К примеру, во время сезонного пика продаж ваша компания стала нуждаться в переходе на 24-часовой режим работы, а IT-отдел компании не в ...